Aktualisiert am 20. August 2026: Die Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI, ABl. L, 2026/1744 vom 24. Juli 2026, in Kraft seit dem 27. Juli 2026) hat die Anwendungsfristen für Hochrisiko-KI verschoben. Artikel 26 gilt für Systeme nach Anhang III seit dieser Änderung erst ab dem 2. Dezember 2027, für Systeme nach Anhang I ab dem 2. August 2028. Inhaltlich wurde Artikel 26 nicht abgeschwächt, auch die Kompetenzanforderung an die Aufsichtspersonen in Absatz 2 nicht. Wir haben alle Datumsangaben in diesem Beitrag aktualisiert und einige Absatzverweise gegen den amtlichen Verordnungstext korrigiert.
Was bedeuten die Betreiberpflichten EU AI Act für Ihr Unternehmen?
Die Betreiberpflichten EU AI Act nach Artikel 26 sind das rechtliche Herzstück für jedes Unternehmen, das fremde Hochrisiko-KI-Systeme im geschäftlichen Kontext einsetzt. Betreiber im Sinne von Art. 3 Nr. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 sind juristische oder natürliche Personen, die ein KI-System in eigener Verantwortung nutzen, und das trifft die überwiegende Mehrheit der deutschen KMU.
Wer ein zugekauftes HR-Tool zur Bewerbervorauswahl nutzt, wer Kreditscoring-Software eines Fintechs einsetzt, wer Produktionssteuerung per KI automatisiert: All diese Unternehmen sind Betreiber. Ob Artikel 26 für sie gilt, hängt allerdings von zwei Fragen ab, die in dieser Reihenfolge zu beantworten sind. Erstens: Ist das System überhaupt hochriskant? Zweitens: Ist das jeweilige Anwendungsdatum bereits erreicht?
Die zweite Frage ist seit Sommer 2026 neu zu beantworten. Der Digital Omnibus hat die Fristen deutlich nach hinten geschoben. Das ist keine Entwarnung, sondern ein Zeitfenster: Die inhaltlichen Anforderungen stehen fest und sind unverändert, nur der Stichtag ist ein anderer.
Dieser Leitfaden erklärt jede Kernpflicht, nennt KMU-relevante Beispiele und zeigt, wo in der Praxis die häufigsten Fehler passieren.
Ab wann gilt Artikel 26? Die neuen Fristen
Artikel 26 steht in Kapitel III Abschnitt 3 des EU AI Act. Genau dieser Abschnitt wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verschoben.
| Kategorie | Frist vor dem Omnibus | Frist jetzt |
|---|---|---|
| Hochrisiko nach Anhang III (Art. 6 Abs. 2), etwa HR-KI und Kreditscoring | 2. August 2026 | 2. Dezember 2027 |
| Hochrisiko nach Anhang I (Art. 6 Abs. 1), KI als Sicherheitsbauteil regulierter Produkte | 2. August 2027 | 2. August 2028 |
| Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 | mit Anhang III | 2. Dezember 2027 |
Zwei Dinge sollten Sie dabei nicht verwechseln. Erstens gilt die Verschiebung nur für Kapitel III Abschnitte 1 bis 3. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 stehen in Kapitel IV, wurden nicht verschoben und gelten seit dem 2. August 2026. Wer im eigenen Haus einen Chatbot betreibt oder KI-generierte Inhalte veröffentlicht, hat dort sofortigen Handlungsbedarf, unabhängig von Artikel 26. Zweitens gilt Artikel 4 zur KI-Kompetenz unverändert seit dem 2. Februar 2025 und wurde nur im Wortlaut neu gefasst.
Was die Verschiebung für die Praxis bedeutet: Sie haben mehr Zeit für den Aufbau, aber die Aufgabenliste ist dieselbe geblieben. Wer heute ein HR-System auswählt, das 2028 noch laufen soll, sollte die Anforderungen aus Artikel 26 bereits jetzt in Vertrag und Lastenheft schreiben. Welche Systeme als Hochrisiko gelten, erklärt unser Artikel zu Hochrisiko-KI nach Annex III.
Anbieter oder Betreiber: Wer bin ich?
Bevor die Pflichten greifen, muss die Rolle klar sein. Die Unterscheidung ist schärfer, als viele KMU annehmen.
Anbieter (Art. 3 Nr. 3) ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt, ob als Softwarehaus, als Start-up mit eigenem Modell oder als Unternehmen, das intern ein KI-System baut. Anbieter tragen die schwerste Last: technische Dokumentation, Risikomanagementsystem nach Art. 9, Konformitätsbewertung, EU-Konformitätserklärung, CE-Kennzeichnung. Das Qualitätsmanagementsystem nach Art. 17 ist eine Anbieterpflicht. KMU-Betreiber müssen es nicht aufbauen.
Betreiber (Art. 3 Nr. 4) ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung einsetzt, unabhängig davon, ob es zugekauft oder gemietet wurde. Die meisten deutschen Mittelständler sind Betreiber. Das ist die gute Nachricht: Betreiberpflichten sind schlanker als Anbieterpflichten. Aber sie sind real und durchsetzbar.
Definition Betreiber: Ein Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 EU AI Act ist eine natürliche oder juristische Person, die ein KI-System unter ihrer Aufsicht in eigener Verantwortung einsetzt, außer im Rahmen einer rein persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit.
Wann wird ein Betreiber zum Anbieter?
Artikel 25 enthält drei Auslöser, die den Status verschieben und damit die vollständige Anbieterlast auslösen:
- Wesentliche Änderung: Wer ein Hochrisiko-System so nachtrainiert oder verändert, dass es weiterhin als Hochrisikosystem gilt, übernimmt Anbieterpflichten.
- Zweckänderung: Wer ein nicht hochriskantes System für Zwecke einsetzt, die es hochriskant machen, etwa ein allgemeines Sprachmodell für automatisierte Bewerbervorauswahl, wird Anbieter des nun hochriskanten Systems.
- Rebranding: Wer ein Hochrisikosystem unter eigenem Namen vertreibt, ohne entsprechende Vereinbarung mit dem Originalanbieter.
Seit dem 27. Juli 2026 sind Verstöße gegen Art. 25 Abs. 2 und 4 ausdrücklich in der Bußgeldstufe des Art. 99 Abs. 4 gelistet. Der Rollenwechsel ist damit nicht nur ein Pflichtenproblem, sondern auch ein Sanktionsrisiko.
Praxisregel: Vor jedem Fine-Tuning, Nachtraining oder Rebranding eines zugekauften KI-Systems rechtlichen Rat einholen. Die alltägliche Nutzung von ChatGPT, Copilot oder Gemini, auch mit eigenen Dokumenten, macht Sie dagegen nicht zum Anbieter. Sie bleiben Betreiber.
Die Kernpflichten nach Artikel 26 im Detail
Artikel 26 der Verordnung (EU) 2024/1689 gilt für Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen. Der Wortlaut des Artikels wurde vom Digital Omnibus nicht geändert.
Pflicht 1: Nutzung gemäß Betriebsanleitung (Art. 26 Abs. 1)
Betreiber treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie das System entsprechend der beigefügten Betriebsanleitung verwenden. Kein eigenmächtiger Zweckwandel ohne rechtliche Prüfung. Wer den Verwendungszweck erweitert, riskiert nicht nur den Statuswechsel zum Anbieter, sondern setzt das System in einem Kontext ein, für den es nicht validiert wurde.
KMU-Beispiel: Ein Unternehmen kauft ein KI-System zur Produktionssteuerung und beginnt, es zusätzlich zur Leistungsbewertung einzelner Mitarbeitender zu nutzen. Das ist eine Zweckänderung, die das System in den Hochrisiko-Bereich Beschäftigung (Anhang III Nr. 4) bringen kann.
Pflicht 2: Menschliche Aufsicht übertragen (Art. 26 Abs. 2)
Betreiber übertragen die menschliche Aufsicht natürlichen Personen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen, und lassen ihnen die erforderliche Unterstützung zukommen.
Dieser Absatz verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er der Punkt ist, an dem Kompetenz sanktionsbewehrt wird. Anders als Artikel 4, der in keiner Bußgeldstufe steht, ist Artikel 26 in Art. 99 Abs. 4 gelistet. Und anders als Artikel 4 wurde Absatz 2 vom Digital Omnibus nicht entschärft. Wer ab Dezember 2027 ein Anhang-III-System betreibt, muss die Qualifikation seiner Aufsichtspersonen belegen können.
Was nicht ausreicht: reines Abnicken von KI-Empfehlungen ohne inhaltliche Prüfung. Artikel 14 verlangt, dass Hochrisiko-Systeme so gestaltet sind, dass Menschen sie wirksam beaufsichtigen können: Ergebnisse verstehen, Automatisierungsverzerrung erkennen, eingreifen und das System stoppen. Formale Aufsicht erfüllt das nicht.
KMU-Beispiel: Die Kreditabteilung einer Regionalbank setzt KI-gestütztes Scoring ein. Die zuständige Sachbearbeiterin hat 15 Minuten pro Fall und bestätigt faktisch immer. Das ist keine wirksame Aufsicht.
Pflicht 3: Qualität der Eingabedaten (Art. 26 Abs. 4)
Soweit die Eingabedaten der Kontrolle des Betreibers unterliegen, muss er dafür sorgen, dass sie der Zweckbestimmung des Systems entsprechen und ausreichend repräsentativ sind. Garbage in, garbage out, mit realen Entscheidungsfolgen für Personen.
Pflicht 4: Systemüberwachung und Vorfallmeldung (Art. 26 Abs. 5)
Betreiber überwachen den Betrieb anhand der Betriebsanleitung. Besteht Grund zu der Annahme, dass die bestimmungsgemäße Verwendung ein Risiko im Sinne von Art. 79 Abs. 1 birgt, sind unverzüglich der Anbieter oder Händler und die zuständige Marktüberwachungsbehörde zu informieren und die Verwendung ist auszusetzen. Bei einem festgestellten schwerwiegenden Vorfall sind zuerst der Anbieter, dann Einführer oder Händler und die Marktüberwachungsbehörden zu informieren.
Was gilt als schwerwiegender Vorfall? Ein Vorfall, der unmittelbar oder mittelbar zu einem Schaden für eine natürliche Person geführt hat oder hätte führen können, etwa eine fehlerhafte automatische Ablehnung mit diskriminierendem Muster.
Pflicht 5: Protokollaufbewahrung mindestens sechs Monate (Art. 26 Abs. 6)
Automatisch erzeugte Protokolle müssen, soweit sie der Kontrolle des Betreibers unterliegen, für einen der Zweckbestimmung angemessenen Zeitraum von mindestens sechs Monaten aufbewahrt werden, sofern Unionsrecht oder nationales Recht nichts anderes bestimmt. Sektorspezifische Vorgaben können längere Fristen verlangen.
Praxis-Tipp: Klären Sie mit dem Anbieter, welche Protokolle das System automatisch erzeugt und wie Sie darauf zugreifen. Schaffen Sie einen dokumentierten Archivierungsprozess, idealerweise als Teil Ihres KI-Governance-Fahrplans. Diese Klärung gehört in den Einkaufsprozess, nicht in die Woche vor dem Stichtag.
Pflicht 6: Arbeitnehmerinformation vor Einsatz (Art. 26 Abs. 7)
Wortlaut Art. 26 Abs. 7 EU AI Act (amtliche deutsche Fassung): „Vor der Inbetriebnahme oder Verwendung eines Hochrisiko-KI-Systems am Arbeitsplatz informieren Betreiber, die Arbeitgeber sind, die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Arbeitnehmer darüber, dass sie der Verwendung des Hochrisiko-KI-Systems unterliegen werden."
Die Information muss vor dem ersten Einsatz erfolgen. Sie ist eine eigenständige Pflicht, unabhängig davon, ob ein Betriebsrat existiert.
Wichtig: Diese Pflicht tritt neben die Mitbestimmungsrechte nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Bei Systemen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat der Betriebsrat nach Paragraf 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein echtes Mitbestimmungsrecht. Art. 2 Abs. 11 EU AI Act stellt ausdrücklich klar, dass nationales Arbeitsrecht unberührt bleibt.
KMU-Beispiel: Eine Logistikfirma führt KI-gestützte Routenoptimierung ein, die auch Fahrerdaten auswertet. Vor dem ersten Einsatz sind die Fahrer zu informieren, und der Betriebsrat ist einzubeziehen, sofern vorhanden.
Pflicht 7: Information betroffener Personen (Art. 26 Abs. 11)
Betreiber von Anhang-III-Hochrisikosystemen, die Entscheidungen über natürliche Personen treffen oder solche Entscheidungen unterstützen, müssen die betroffenen Personen darüber informieren, dass sie der Verwendung des Systems unterliegen. Diese Pflicht wird in Praxisleitfäden oft übersehen, betrifft aber genau die beiden für KMU typischen Fälle: Bewerberauswahl und Kreditwürdigkeitsprüfung.
Pflicht 8: Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 26 Abs. 9)
Soweit eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist, müssen Betreiber die vom Anbieter nach Art. 13 bereitgestellten Informationen dafür nutzen. Hochrisiko-KI mit Personenbezug löst häufig eine solche Pflicht aus.
Pflicht 9: Behördenkooperation (Art. 26 Abs. 12)
Betreiber arbeiten mit den zuständigen Behörden bei allen Maßnahmen zusammen, die diese im Zusammenhang mit dem Hochrisiko-KI-System ergreifen. Falsche, unvollständige oder irreführende Angaben gegenüber Behörden sind eine eigenständige Bußgeldkategorie nach Art. 99 Abs. 5: bis zu 7,5 Mio. Euro oder 1 Prozent des Jahresumsatzes.
Was gilt nicht als Betreiberpflicht?
Ein häufiger Irrtum: Betreiber verwechseln Anbieter- mit Betreiberpflichten und versuchen, ein vollständiges Qualitätsmanagementsystem nach Art. 17 aufzubauen. Das ist für KMU-Betreiber nicht erforderlich.
Das Art.-17-QMS, die Konformitätsbewertung, die technische Dokumentation nach Anhang IV und die EU-Konformitätserklärung sind Anbieterpflichten. Als Betreiber haben Sie Anspruch darauf, die relevanten Informationen vom Anbieter zu erhalten, etwa die Betriebsanleitung, Risikoinformationen und die für eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötigen Angaben.
Ebenfalls nicht Ihre Pflicht, jedenfalls im typischen Fall: die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27. Sie trifft Einrichtungen des öffentlichen Rechts, private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, sowie Betreiber von Systemen nach Anhang III Nr. 5 Buchst. b und c, also Kreditwürdigkeitsprüfung und Lebens- oder Krankenversicherungs-Risikobewertung. Ein typisches privates KMU schuldet keine Grundrechte-Folgenabschätzung. Der Digital Omnibus hat Artikel 27 zusätzlich vereinfacht: Es darf jetzt ausdrücklich auf relevante Teile einer bereits vorhandenen Datenschutz-Folgenabschätzung verwiesen werden. Wo Artikel 27 gilt, ist er allerdings ernst zu nehmen, denn das deutsche KI-MIG knüpft an Verstöße gegen Art. 27 Abs. 1 bis 3 ein nationales Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.
Praktische Umsetzung: Checkliste für Betreiber
Für jedes eingesetzte Hochrisiko-KI-System sollten Sie folgendes dokumentiert haben:
| Pflicht | Umsetzung | Nachweisdokument |
|---|---|---|
| Nutzung nach Betriebsanleitung | Betriebsanleitung vorhanden, bekannt und eingehalten | Vertrag, Prozessdokumentation |
| Menschliche Aufsicht | Verantwortliche Person benannt, qualifiziert, mit Stoppbefugnis | Stellenbeschreibung, Schulungsnachweis |
| Eingabedaten-Qualität | Passung zur Zweckbestimmung und Repräsentativität geprüft | Prüfprotokoll |
| Überwachung und Vorfallmeldung | Meldewege zu Anbieter und Marktüberwachungsbehörde definiert | Internes Vorfallprotokoll |
| Protokollaufbewahrung | Automatische Protokolle werden mindestens sechs Monate gespeichert | Archivierungskonzept, IT-Dokumentation |
| Arbeitnehmerinformation | Betroffene Beschäftigte vor Einsatz informiert | Informationsprotokoll mit Datum |
| Information betroffener Personen | Hinweis an Bewerber, Kunden oder Antragsteller | Textbaustein, Prozessnachweis |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | Anbieterinformationen genutzt, DSFA erstellt | DSFA-Dokument |
| Behördenkooperation | Ansprechpartner benannt | Governance-Richtlinie |
Der strukturierte Aufbau eines KI-Governance-Rahmens mit KI-Inventar, Risikoklassifizierung und Kompetenznachweisen ist der nächste logische Schritt. Mehr dazu in unserem Artikel zum KI-Governance-Fahrplan.
Häufige Fehler bei der Umsetzung
Fehler 1: „Der Anbieter ist verantwortlich"
Der häufigste Irrtum. Der Anbieter trägt Entwicklungspflichten, Betreiber tragen eigene, nicht übertragbare Pflichten nach Art. 26. Ein sorgfältiger Vertrag mit dem Anbieter ersetzt sie nicht, er hilft Ihnen nur beim Erfüllen.
Fehler 2: „Wir haben ja jetzt bis Ende 2027 Zeit"
Formal richtig, praktisch riskant. Die Protokollarchivierung, die Qualifikation der Aufsichtspersonen und die Vertragsklauseln gegenüber dem Anbieter lassen sich nicht in vier Wochen nachrüsten. Wer heute ein System auswählt, entscheidet damit über seine Ausgangslage im Dezember 2027.
Fehler 3: Artikel 50 mit Artikel 26 verwechseln
Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 wurden nicht verschoben. Chatbot-Hinweis, Deepfake-Kennzeichnung und die Kennzeichnung KI-generierter Inhalte gelten seit dem 2. August 2026, unabhängig davon, ob Sie Hochrisiko-KI einsetzen. Artikel 50 ist ebenfalls in Art. 99 Abs. 4 gelistet.
Fehler 4: Protokolle vergessen
Viele Unternehmen wissen gar nicht, welche Protokolle ihr KI-System automatisch erzeugt und ob sie überhaupt darauf zugreifen können. Klären Sie das bei der Beschaffung, nicht bei der ersten Behördenanfrage.
Fehler 5: Mitarbeiterinformation nach dem Einsatz
Art. 26 Abs. 7 verlangt Information vor dem ersten Einsatz. Eine nachträgliche Information erfüllt die Pflicht nicht.
Fehler 6: „Wir sind zu klein"
Artikel 26 gilt für alle Betreiber, unabhängig von der Unternehmensgröße. Es gibt keine KMU-Ausnahme von den Betreiberpflichten, nur eine KMU-Sonderregel bei der Bußgeldhöhe (Art. 99 Abs. 6).
Wer setzt das in Deutschland durch?
Seit dem 29. Juli 2026 gilt das deutsche Durchführungsrecht: das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG). Es macht die Bundesnetzagentur zur zentralen Marktüberwachungsbehörde mit Auffangzuständigkeit. Für die meisten KMU ist damit die Bundesnetzagentur der Ansprechpartner. Ausnahmen gelten unter anderem für KI in direktem Zusammenhang mit regulierter Finanztätigkeit, dort ist die BaFin zuständig; KI im Personalbereich bleibt allerdings auch in Banken und Versicherungen bei der Bundesnetzagentur.
Zwei Punkte sind für die Praxis relevant. Erstens betreibt die Bundesnetzagentur seit dem 2. August 2026 eine kostenlose zentrale Beschwerdestelle nach Paragraf 8 KI-MIG. Jede natürliche oder juristische Person kann dort über ein Online-Formular vermutete Verstöße melden. Zweitens schafft das KI-MIG keine neuen Millionenbußgelder: Sein eigener Bußgeldkatalog (Paragraf 15) reicht bis 50.000 Euro und erfasst Verstöße gegen Art. 21, Art. 27 Abs. 1 bis 3, Art. 45 und die fehlende Erläuterung nach Art. 86 Abs. 1. Die Beträge aus Artikel 99 gelten unmittelbar aus der Verordnung.
Ein realistischer Blick auf die Lage gehört dazu: EU-weit sind bislang keine förmlichen Verfahren oder Bußgelder nach dem EU AI Act dokumentiert. Das ist kein Grund zur Entwarnung, aber es korrigiert das Bild, das Schlagzeilen über Millionenstrafen erzeugen. Der praktisch wahrscheinlichste juristische Kontakt eines deutschen KMU mit dem EU AI Act ist derzeit eine wettbewerbsrechtliche Auseinandersetzung um fehlende KI-Kennzeichnung nach Artikel 50, nicht ein Bußgeldbescheid nach Artikel 26.
Jetzt vorbereiten, nicht abwarten
Die Betreiberpflichten EU AI Act sind keine theoretische Rechtsmaterie. Sie greifen für Anhang-III-Systeme ab dem 2. Dezember 2027, und die Vorarbeiten dafür sind Beschaffungs- und Organisationsentscheidungen, die heute getroffen werden.
Der Einstieg besteht aus drei Schritten: Bestandsaufnahme aller KI-Systeme, Risikoklassifizierung, und Aufbau der Kompetenz bei allen, die mit diesen Systemen arbeiten. Der dritte Schritt ist der, der doppelt zahlt: Er ist die Grundlage für die menschliche Aufsicht nach Art. 26 Abs. 2 und zugleich die Maßnahme, die Artikel 4 seit Februar 2025 von Ihnen erwartet.
Forefront AI deckt das mit vier Bausteinen ab:
- Schulung: fünf Module, rollenbasiert und szenariobasiert, auf die Realität deutscher KMU zugeschnitten
- AI Lab: 166 deutsche Prompts, damit Kompetenz im Arbeitsalltag ankommt
- AI-Sprechstunde: monatlich, für die konkreten Fragen aus Ihrem Betrieb
- Nachweis-Center: ein internes Register mit Art, Anbieter, Inhalt, Datum und geplanter Wiederholung je Person, genau die Dokumentationsform, die die EU-Kommission für Artikel 4 beschreibt
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